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Vous êtes chargé d'organiser le prochain séminaire de votre entreprise. Vous avez une idée générale de ce que vous voulez mais vous ne savez pas par où commencer. On oublie souvent que le budget que vous souhaitez allouer à votre événement déterminera son format : un voyage exclusif dans les fjords norvégiens ou un séminaire au cœur de la Camargue. ?

Nos chefs de projet sont à votre disposition pour vous guider et vous conseiller afin que vous ne perdiez pas de temps.

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Quels sont les principaux postes de dépenses ?

Les principales dépenses à prendre en compte pour organiser votre événement d’entreprise sont : l’hôtel, les déjeuners et soirées, le transport et les transferts, les activités et animations, les prestations techniques si vous souhaitez des réunions, l’accompagnement et les supports de communication

En regardant plus en détails, nous pouvons nous demander quels critères peuvent impacter les différents postes de dépenses :

• Destination

Son choix va logiquement fortement influencer le budget. Il faut bien réfléchir à la bonne combinaison entre surprise/accessibilité/plaisirs. Les grandes villes seront facilement accessibles à des budgets attractifs mais apporteront moins de dépaysement

• Hébergement 

Poste le plus important de votre budget. Son choix va être au cœur du thème de votre événement et conditionnera grandement son succès. Ce n’est pas toujours facile de choisir entre un complexe hôtelier All Inclusive ou un domaine au vert entièrement privatisé ou des hébergements insolites (cabane, camping, ecolodge) …. Dans tous les cas, il faut bien réfléchir à la façon dont il s’inscrit dans votre programme : dîner extérieur, activités, transport, …

• Transport 

Poste de coût important, il représente une partie non négligeable du budget et  peut fortement différer en fonction des destinations. En choisissant des grandes capitales européennes, vous pourrez profiter des lignes d’avion low cost alors que en choisissant une région française centrale, vous faciliterez les approches en train ou en co-voiturage. Attention aux hautes saisons ! pour certaines destinations, le prix des approches peut varier de plus 50%. 

• Le format 

2, 3 ou 4 jours, en single ou en twin, du lundi au jeudi ou empiétant sur le week-end, … autant de critères qu’il faut prendre en compte car ils peuvent impacter le confort de vos invités et le budget final de votre événement.

• Last minute

Une organisation last minute est à déconseiller pour un séminaire. Le choix de lieu et de prestations de qualité sera réduit, les tarifs élevés. Il est nécessaire de s’y prendre au moins 4 mois à l’avance, mais certaines réservations se font même plus d’un an avant, selon la taille du groupe ! A contrario, la période d’inflation que nous vivons en ce moment, oblige les lieux à prendre des marges de sécurité sur le coût des prestations à plus de 8 mois. Cela ne va pas toujours dans notre sens malheureusement ☹

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Quelle approche budgétaire pour un événement ?

Voici quelques exemples de budget pour vous donner une fourchette de prix pour un format d’événement classique mais comme vous l’avez compris cela va dépendre du nombre de participants et des lieux disponibles. Nous incluons l’accompagnement de nos chefs de projets :

• Journée d’outing au vert

entre 200€ et 400€ H.T.

Exemple : Journée d’outing dans une abbaye d’IDF, Journée au vert dans un château, …

• Séminaire au vert – 2 jours

entre 450€ et 1000€   H.T.

Exemple : Séminaire en Ecolodge à 1h de Paris, Séminaire dans un Camping de luxe en IDF,

• Séminaire Incentive en France - 2 à 3 jours

entre 600 et 1200€   H.T. pour un programme complet hors approche

Exemple : Marseille, Corse, Normandie, ...

• Séminaire Incentive grande capital Européenne - 2 à 3 jours

entre 500 et 1500€  H.T. pour un programme complet hors approche

Exemple : Séminaire à Milan et les Lacs, Séminaire à Lisbonne, Séminaire à Barcelone, …

• Séminaire Incentive Dépaysement - Europe du Sud - 3 jours

entre 1200€ et 2500€ H.T. pour un programme complet hors approche

Exemple : Séminaire à Ischia, Séminaire en Sicile, Séminaire à Comporta, Séminaire aux Açores ou un séminaire en Grèce, … 

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Quel prix de groupe pour les billets d’avion ? 

Dans quel cas l’affrétement d’un avion

peut-il être intéressant ?

Stratevent ne gère pas la réservation des billets d’avion mais vous oriente vers les bons prestataires pour effectuer vos réservations au meilleur prix avec la flexibilité que nécessite un événement.

Les billets émis pour les groupes sont rarement moins chers qu’un billet individuel car votre groupe occupe généralement plusieurs tranches tarifaires d’un avion et les conditions sont également plus flexibles pour faciliter les ajustements.

A partir de 200 personnes, vous pouvez envisager l’affrétement d’un avion qui vous apportera un service exclusif et sur-mesure et offrira un gain de temps important. Le choix du plan de vol et l’heure de décollage vous permettra d’optimiser le programme de vos invités. Il vous permettra aussi de choisir des destinations plus originales et d'accéder à des offres hôtelières exclusives et plus abordables. Son coût est en revanche souvent plus élevé qu’un vol régulier. Il faut en général compter entre 500 et 800€ par personne pour vol un de 2 à 3 h. De nombreux coûts "surprise" peuvent moduler ce prix : frais d’immobilisation de l’avion et de l’équipage, des frais de dégivrage en saison hivernale, frais de traiteurs et de personnalisation, …

Petit conseil : gagner du temps et partager dès le début votre budget global avec notre chef de projet. Son expérience lui permettra d’évaluer plus rapidement les pistes à privilégier et celles à écarter.