Digitaliser ses événements ne signifie pas pour autant abandonner totalement l’idée d’un événement en présentiel, garantissant le côté humain et convivial tel que nous l’avons toujours connu. Il s’agit, dans la période donnée, de pallier la situation complexe à laquelle les entreprises et agences sont confrontées depuis quelques mois et, pourquoi pas, finir par intégrer davantage de digital au sein des événements classiques. Vers un événementiel de plus en plus hybride donc...

Pour l’heure, dans le contexte sanitaire inédit lié à la crise du covid-19, empêchant les entreprises de réunir leurs équipes en physique lors d’événements de grande ou moyenne envergure, les agences événementielles diversifient leur offre en proposant des solutions digitales clé en mains mêlant prestations audiovisuelles, expertise technique, et mettant en avant leur capacité de conseil et d’accompagnement.

Ainsi, elles permettent à leurs entreprises clientes de maintenir le lien entre leurs collaborateurs, de poursuivre leur stratégie événementielle en continuant de répondre à leurs besoins de communication interne/externe ou de réunion, tout en respectant les mesures imposées par le gouvernement.

Alors, qu’attendez-vous pour vous lancer dans la folle aventure des rendez-vous digitaux ?

Dans cet article, nous vous proposons quelques précieux conseils pour franchir le pas vers les événements distanciels, les étapes clés qui garantiront la réussite de vos web event !


Etape 1 : Déterminer ses besoins, définir ses objectifs, identifier ses cibles anticiper son budget

Qui sont les cibles et pourquoi les rassembler ?

Il est indispensable de déterminer les cibles auxquelles vous souhaitez vous adresser (collaborateurs, public externe, partenaires, clients…) et pour quelles raisons il est important pour vous de les rassembler à un moment donné.

Comme pour un événement en présentiel, vous devez vous interroger sur la nature de vos objectifs : fédérer les équipes, faire un bilan, communiquer sur un nouveau produit, etc.
Vous déterminerez ensuite le nombre d’intervenants, la durée des interventions selon les thèmes abordés ainsi que la durée totale de l’événement.
Ce travail en amont est indispensable puisqu’il va constituer la base de construction de votre projet digital.

Quelle typologie d’événement ?

Cette analyse de votre cible et de vos besoins vous permettra de choisir le format de votre événement digital : webinaire, réunion visio, ateliers interactifs, convention online, salon virtuel…

Maîtriser son budget

Gardez en tête qu’événement digital ne rime pas forcément avec petit budget ! Certes l’événement à distance vous permettra de réaliser des économies sur certains postes tels que la location de lieu, l’hébergement des participants ou la restauration, mais ces coûts seront déplacés sur d’autres postes qui demanderont une attention plus poussée tels que la technique (audiovisuel, connexions, équipements…).

Aussi, selon vos exigences de qualité, vos besoins en accompagnement, les éventuelles contraintes/imprévus techniques qui surviendront, le budget alloué à votre événement digital évoluera sans doute au cours de l’avancement du projet.

Etape 2 : Préparer son contenu

Une ligne éditoriale bien construite, un nombre restreint d’objectifs pour un message plus clair

Il est important d’être particulièrement précis et de ne pas se disperser en sélectionnant les objectifs prioritaires de votre événement. Votre ligne éditoriale doit être rigoureuse, concentrez vous sur l’essentiel.

La nature distancielle et digitale de l’événement induit en effet une barrière virtuelle à la transmission des messages. Il faut donc privilégier une approche directe, la plus épurée et limpide possible pour ne pas perdre les audiences en cours de route.
L’humain reste au cœur des préoccupations ! Ainsi, l’expérience webspectateur doit être le centre de l’attention et cela passe par un ensemble de choix éditoriaux qui doivent être percutants.

L’importance d’un contenu juste, approprié, aux formats variés et interactifs pour capter des participants plus volatiles

Ce nouveau format d’événement nécessite une adaptation des contenus à produire et à diffuser. Ces derniers doivent être particulièrement attractifs et captivants pour les audiences tout en visant l’essentiel par un message clair, fluide et concis. En effet, les participants derrière leur écran ont une capacité d’attention réduite et sont plus susceptibles d’être exposés à des stimulis extérieurs, ou inhérents à leur ordinateur, qui les détournent de l’événement, leur faisant perdre le fil des discussions et les faisant passer à côté d'informations clés.

De plus, les contenus et médias qui seront diffusés aux participants devront au préalable avoir été homogénéisés (mise en page, couleurs, logos…) gage de qualité, de cohérence et de confort. Le soin à apporter aux contenus, sur le fond et la forme, est d’autant plus important lors d’un événement digital que le webspectateur a la possibilité de quitter l’événement pour naviguer sur le web en un seul clic.

Un autre levier pour pallier à l’évasion des participants est de varier au maximum les supports utilisés pour communiquer sur l’événement (vidéos, podcasts, Live streaming, présentation powerpoint, articles…) et les formats d’interactions virtuelles (ateliers, table ronde, débat, plénière…). Cela évite l’ennui et stimule la curiosité !

Etape 3 : Le coaching des intervenants

Dans certains cas, une formation des intervenants est indispensable. Beaucoup ne se sentent pas à l’aise face à une caméra ou une webcam et le cadre est si différent qu’il est souvent préférable de proposer un accompagnement personnalisé des orateurs en amont de l’événement. Un coaching permettant d’adapter le ton, le message, de donner du rythme aux propos, de savoir relancer et interagir avec les audiences sans être déstabilisé par la distance et la barrière de l’écran.

Le coach pourra aider dans la conception des supports, suggérer l’élaboration de médias variés pour susciter plus d’intérêt auprès des participants (vidéos, textes, infographies, podcasts…) et éventuellement accompagner les intervenants dans leur apprentissage des nouvelles pratiques liées à la maîtrise de ces nouvelles technologies.


Etape 4 : Choisir une plateforme digitale adaptée à votre événement

Selon les besoins identifiés en phase 1, vous choisirez la solution qui répond au mieux à vos exigences. Lors de cette étape, votre agence événementielle a un véritable rôle de conseil et peut vous aider à sélectionner la plateforme la plus adéquate se basant sur les critères que vous aurez identifiés ensemble : personnalisation des interfaces, packagée ou sur-mesure, degré de qualité audiovisuelle souhaité, responsivité, prise en main, fonctionnalités de gestion événementielle, etc.

Il existe aujourd’hui une multitude de plateformes proposant des fonctionnalités plus ou moins complètes. Certaines vont même jusqu’à intégrer une interface de gestion de projet consacrée aux organisateurs en plus de l’interface utilisateur. Il y en a pour tous les goûts mais également pour tous les porte-monnaies.

Une plateforme dédiée qui intègre une captation vidéo Live ou une plateforme webinaire ?

Il est possible d'envisager votre événement sous l’angle du distanciel tout en conservant une part en présentiel en choisissant par exemple de faire intervenir une partie de vos orateurs sur un plateau TV capté en Live par des équipes techniques et diffusé en Live streaming sur le canal de votre événement en ligne (site web dédié, intranet de l’entreprise, réseaux sociaux…).
Le choix de la plateforme qui hébergera votre événement est alors primordial car cette dernière doit pouvoir supporter l’intégration d’un flux vidéo Live en provenance d’une source extérieure, comme la captation depuis un studio TV par exemple.
Dans d’autres cas, vous préférerez une plateforme webinaire plus simple qui intègre un système de visioconférence plus basique.

Les possibilités de personnalisation de la plateforme

Selon vos attentes et les enjeux de l’événement et afin d’engager au mieux vos audiences, vous pourrez choisir de mettre l’accent sur la personnalisation de la plateforme en y reprenant votre charte graphique et vos logos ou bien en créant un univers digital à l’habillage visuel et sonore inédit en lien avec la thématique de votre événement.

Selon l’envergure de votre événement et/ou sa régularité vous pourrez imaginer développer un univers sur-mesure, créer des espaces virtuels d’échange (salle de networking, salle de coffee-break, ateliers…). Il faut redoubler d’imagination, et de créativité !

Quels outils d’interactions ?

Selon les besoins, le choix de la plateforme sera influencé par les fonctionnalités d’interactions qu’elle propose. Lors d’événements digitaux, utiliser certains outils type tchat, Q&A, votes, quizz, sondages, nuage de mots etc. permet en effet de dynamiser les échanges, d’animer les débats et de créer des occasions de prendre la parole, de partager ses impressions.

Certaines plateformes portent une attention particulière à ces outils et permettent de développer un espace participatif et collaboratif. D’autres proposent une interface beaucoup plus basique et il faudra alors faire appel à un prestataire tiers pour la partie interactivité.

D’autres critères de sélection pour exploiter au mieux le potentiel de votre plateforme

Lors de votre choix, il faudra vous pencher sur les services et fonctionnalités annexes qu’inclut la plateforme comme la modération des flux d’échange lors des interactions, l’analyse des données collectées via un système de reporting pour mesurer le ROI (Retour sur Investissement) et ROE (Retour sur Expérience), le degré de sécurité garanti (RGPD), l’intégration de livrables téléchargeables par les participants, l’accès à un replay de la conférence etc.


Etape 5 : L’accompagnement agence

Enfin, bien que l’accompagnement par une agence de professionnels ne constitue pas une étape en soi puisqu’il trouve son importance du début à la fin du processus d’organisation, il mérite largement qu’on lui consacre un point.

L’événement digital demande une attention et un travail tout aussi important que l’événement en présentiel dans sa phase de préparation, de communication, son déroulement ou encore son suivi. L’accompagnement d’un professionnel du secteur est d’ailleurs préconisé au même titre que lors d’un séminaire ou d’une convention physique.

Non seulement l’agence peut vous apporter une réelle expertise sur le plan technique mais elle a un véritable rôle de conseil. De par leur expérience et leur maîtrise des enjeux du secteur, les agences événementielles peuvent vous aiguiller au mieux vers les solutions digitales les plus adaptées à vos besoins et elles permettent également d’ajouter une valeur ajoutée en proposant des idées originales pour intensifier l’expérience des participants (livraison de business gifts personnalisés à domicile par exemple, intégration d'animations team building…).

Se faire entourer par une équipe de professionnels lorsque vous vous lancez dans l’expérience du digital peut vous épauler sur les aspects logistiques et techniques, mais aussi humains, expérientiels et créatifs !